Por que CSCs tributários dependem de processo, não de talento individual

Um CSC tributário bem gerido não depende de ninguém específico para funcionar. Essa não é uma afirmação contra as pessoas que trabalham nele. É uma descrição de maturidade operacional.

Quando o processo de apuração de IRPJ e CSLL de um grupo com 20, 30 ou 50 empresas depende do conhecimento de dois ou três analistas específicos — do jeito que cada um construiu sua planilha, das interpretações que cada um aplica, da memória de quem fez o que em qual período — esse CSC tem um risco estrutural que cresce a cada mês que passa.

Este artigo explica por que os CSCs tributários mais maduros investem em processo antes de investir em contratação, e o que muda na operação quando essa transição acontece.

O que significa depender de talento individual

Depender de talento individual em um CSC tributário se manifesta de formas que parecem normais no dia a dia, mas que se tornam críticas quando o volume aumenta ou a equipe muda.

O analista que cuida das empresas do grupo A aplica um critério para tratar determinadas contas contábeis. O analista que cuida das empresas do grupo B aplica outro. As apurações são feitas, os tributos são pagos, a ECF é transmitida. Do ponto de vista do resultado imediato, tudo parece funcionar.

O problema aparece quando alguém precisa revisar as apurações do exercício anterior. Ou quando o analista do grupo A sai e o substituto precisa entender o que foi feito. Ou quando uma fiscalização exige a demonstração de um lançamento específico feito dois anos atrás, e a única pessoa que sabe explicar não está mais na empresa.

Esse é o custo do talento individual: ele funciona enquanto a pessoa está presente. E quando a pessoa sai, o conhecimento sai junto.

Por que o volume torna esse problema crítico

Quando o CSC gerencia 20, 30 ou 50 CNPJs, a equação muda. A quantidade de lançamentos, de interpretações aplicadas, de saldos acumulados na Parte B do Lalur, de estimativas mensais em regimes diferentes é proporcional ao volume de empresas. E cada uma dessas decisões, quando tomada individualmente por analistas diferentes sem um processo comum, cria inconsistências que só aparecem na ECF anual ou em uma fiscalização.

O benchmark da Deloitte, no relatório Tax do Amanhã 2024, indica que empresas acima de R$ 5 bilhões de faturamento precisam de 6 pessoas dedicadas apenas a IRPJ e CSLL. Mais de 15 mil horas por ano. Quando a IRKO precisou atender um cliente nesse porte, fez com 4 analistas. O que viabilizou a diferença foi um processo estruturado, não uma equipe maior.

“Para que seja possível o ganho de escala na execução dessas atividades é necessário que haja a padronização de cada operação.” — Briefing IRKO, TS Tecnologia Tributária

O que um processo estruturado entrega que o talento individual não consegue

Consistência independente de quem executa

Quando a Jornada da Apuração define a sequência de passos, os critérios de classificação e os pontos de validação, qualquer analista da equipe consegue executar o processo dentro do mesmo padrão de qualidade. O resultado da apuração não varia conforme quem está de plantão naquele mês.

Rastreabilidade histórica

Cada lançamento registrado no processo tem origem identificada, responsável documentado e data registrada. Quando uma fiscalização exige a demonstração de um ajuste feito três anos atrás, a resposta está no sistema, não na memória de alguém que pode não estar mais na empresa.

Visibilidade gerencial em tempo real

O coordenador ou supervisor de um CSC bem estruturado não precisa perguntar para cada analista como está o andamento da apuração. Ele vê o status de cada CNPJ em tempo real, identifica onde há pendências e intervém onde é necessário. A gestão se torna proativa, não reativa.

Onboarding de novos analistas sem perda de qualidade

Quando o processo está documentado na plataforma, um novo analista aprende executando. Não precisa que alguém da equipe tire uma semana para repassar como as planilhas funcionam, quais são as regras não escritas e os atalhos que cada um usa. O processo é o mesmo para todos, e está acessível.

O que o Iguatemi e a Randoncorp têm em comum

O CSC do Iguatemi gerencia 38 empresas com regimes tributários diferentes, planos de contas distintos e atividades econômicas variadas. Hoje, 2 pessoas são responsáveis por todo o processo de apuração, pagamento e declaração de IRPJ e CSLL.

A Randoncorp tem um dos CSCs mais reconhecidos do Brasil, figurando entre os três melhores do país em 2023. Mesmo assim, antes da Plataforma TS, a apuração de IRPJ e CSLL era feita manualmente, em planilhas. A melhoria contínua da empresa identificou que o processo precisava evoluir, não a equipe.

Nos dois casos, o que mudou não foi o tamanho da equipe. Foi a qualidade do processo que a equipe passou a ter.

O talento da equipe é um ativo. O processo é a estrutura que garante que esse talento seja aplicado de forma consistente, independente de quem está executando em cada período.

O que muda quando o CSC faz essa transição

A transição de um CSC que depende de pessoas para um CSC que depende de processo não acontece de uma vez. Começa com a decisão de estruturar o que hoje é informal: definir critérios, documentar classificações, padronizar a sequência de execução.

Quando a Plataforma TS entra nesse contexto, ela não substitui a equipe. Ela dá à equipe a estrutura que faltava para que o conhecimento de cada analista seja aplicado de forma rastreável e replicável.

O Iguatemi fez o onboarding em 10 horas, distribuídas conforme a disponibilidade da equipe. Em dias, o CSC estava operando dentro de um processo que antes não existia de forma estruturada.

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